先给结论
- 加计扣除的办理方式是自行判别、申报享受、相关资料留存备查——没有事前审批，证据就是全部。备查资料从享受优惠当年的汇算清缴期结束次日起保留 10 年。
- 官方要求的骨架是四样：立项决议与计划书（含预算）、研发人员名单、研发支出辅助账及汇总表、委托研发合同（已登记）与费用分配说明。
- AI 算力场景还要加三样：算力用量对账单、用途分摊台账、自建设备折旧明细卡——这三样是把"花了钱"证明成"研发花了钱"的关键。
- 整条证据链的验收标准是三量自洽：立项预估的量 ≈ 对账单的实际量 ≈ 辅助账金额反推的量。任何一处断链，链条整体失效。
一、先理解"备查"意味着什么
很多人把加计扣除当成"申报时交材料"，其实是反过来的：申报时通常不交，核查时才要。这意味着证据不是"提交物"，而是"防御工事"——它必须在你申报的那一刻就已经完整，因为什么时候被查、查哪一年，不由你决定。
留存期限是 10 年，从享受优惠当年的企业所得税汇算清缴期结束次日起算。也就是说，今年抵的算力费用，相关证据要一直留到十年后。云平台的账单有保留期限、任务日志会滚动覆盖——把关键账单和用量记录定期导出归档，是 AI 企业最容易漏的一个动作。
二、七样证据：官方骨架 + 算力特有
| 证据 | 来源性质 | 算力场景要点 |
|---|---|---|
| ① 立项决议文件与项目计划书 | 官方骨架 | 计划书含算力预算科目与用量预估；立项日期早于首批支出 |
| ② 研发人员名单（含工时） | 官方骨架 | 谁在跑训练任务，兼职人员也要在名单上 |
| ③ 研发支出辅助账及汇总表 | 官方骨架 | 按项目设置，算力费用单列能对回项目 |
| ④ 委托研发合同（已登记）与费用分配说明 | 官方骨架 | 外包训练的合同要写清成果归属并办理技术合同登记 |
| ⑤ 算力用量对账单 | 算力特有 | 云平台账单、GPU 小时数、任务清单——定期导出，别等平台覆盖 |
| ⑥ 用途分摊台账 | 算力特有 | 研发/非研发的划分依据，可复算（任务标识、工时、token 量） |
| ⑦ 自建设备折旧明细卡 | 算力特有 | 专用还是兼用、折旧年限与残值、各年计入研发的折旧额 |
四样骨架是所有研发费用通用的；三样算力特有是这一类支出的"身份证明"。没有后三样，前四样只能证明"你花了钱"，证明不了"这是研发花的钱"——而加计扣除要证的正是后者。
三、三量自洽：整条链的验收标准
七样材料不是各管各的，它们要在一个点上互相咬合——量：
| 环节 | 记录的量 | 对不上时的追问 |
|---|---|---|
| 立项计划书 | 预估 GPU 小时 / 训练轮次 | 预算有没有？科目是什么？ |
| 用量对账单 | 实际消耗的 GPU 小时、任务清单 | 研发标识的任务用了多少？ |
| 辅助账 | 计入研发费用的金额 | 这个金额能反推出多少用量？ |
三个数不要求严丝合缝（预估本来就有偏差），但必须在同一量级、且能说出差异原因。"大概对半分"这种分摊说法立不住，因为它不可复算；"按任务工单统计 GPU 时长"立得住，因为任何人拿到底稿都能算一遍。
四、四类高频缺陷与补救
| 缺陷 | 后果 | 能不能补 |
|---|---|---|
| 发票品名写"技术服务费" | 被质疑是买服务而非研发投入 | 已发生的难改；从下期起改品名，当期附用途说明 |
| 只有金额、没有用量 | 分摊不可复算，混合用途说不清 | 可补：从云平台导出历史账单，补建任务标识与台账 |
| 自建设备没有折旧卡 | 一次性进当期被全额调减 | 可补：建折旧明细卡，按年重新归集 |
| 委托训练合同未登记 | 按 80% 计入的口径立不住 | 尽快补办技术合同登记 |
一句话总结：AI 算力的证据链，难的不是"多留几样"，而是让量能从立项一路追到账上。立项写量、平台存量、账上对量——三量咬合，这笔算力才真正站得住。
五、下一步
可以按这七样对着自查一遍：前四样多数企业有雏形，后三样（对账单、分摊台账、折旧卡）是 AI 企业普遍的缺口。想让我按你的采购方式列一张"你已经有什么、还缺什么、按什么顺序补"的清单，把情况发给我们。配套阅读：AI 算力怎么写进研发立项报告、训练算力能抵、推理算力不能抵。
政策依据："自行判别、申报享受、相关资料留存备查"及留存期限 10 年见《企业所得税优惠政策事项办理办法》（国家税务总局公告 2018 年第 23 号）；按研发项目设置辅助账与分别归集见财税〔2015〕119 号；委托研发合同登记要求见同文件；研发费用归集范围见国家税务总局公告 2017 年第 40 号。备查资料的具体清单以当年申报要求为准，本文不构成税务意见。
